- GEM+
- L’associazione
- Regolamento
Conformemente all’articolo 30 dello Statuto dell’associazione «Per una Governance Europea Multilingue, ASBL (GEM+)», i membri dell’associazione concordano nell’adottare il seguente Regolamento interno:
Articolo 1 – Definizioni
- «Associato o membro»: una persona fisica o giuridica che è membro di GEM+ e può partecipare a un Gruppo di Lavoro.
- «Amministratore»: membro del Consiglio di Amministrazione di GEM+.
- «Assemblea Generale»: l’Assemblea Generale di GEM+.
- «Ufficio di Presidenza»: l’organo amministrativo per l’ordinaria gestione di GEM+.
- «Consiglio di Amministrazione»: l’organo esecutivo di GEM+ di cui al Titolo VI dello Statuto – di seguito denominato “CdA”.
- «Decisione del Consiglio di Amministrazione»: si riferisce a qualsiasi decisione, deliberazione o risoluzione adottata dal CdA ai sensi dell’art. 24 dello Statuto.
- «Decisione Strategica»: qualsiasi decisione, adottata dal CdA ai sensi dell’articolo 24 dello Statuto e di cui all’articolo 4.2.1 (ii) del presente Regolamento, che sia di particolare urgenza o importanza rispetto agli obiettivi di GEM+; i cui termini, in deroga a quelli di base fissati dal presente Regolamento, sono determinati a discrezione dell’Ufficio di Presidenza.
- «Gruppo di Lavoro»: ogni Gruppo di Lavoro istituito dal CdA di GEM+ in conformità al programma di lavoro approvato dall’Assemblea Generale.
- «Rappresentante»: il rappresentante legale di una persona giuridica.
- «Segretariato Generale»: la funzione svolta dal Segretario Generale del GEM+.
- «Statuto»: lo statuto di GEM+.
Articolo 2 – Obiettivi e campo di applicazione
Il presente Regolamento interno ha lo scopo di disciplinare il funzionamento:
– del CdA;
– dell’Ufficio di Presidenza;
– dei Gruppi di Lavoro.
In caso di conflitto tra le disposizioni del presente Regolamento interno e lo Statuto di GEM+, prevalgono le disposizioni dello Statuto.
Articolo 3 – Candidature
Ogni membro in regola ha il diritto di candidarsi per la carica di amministratore.
Ogni amministratore in regola ha il diritto di candidarsi all’Ufficio di Presidenza.
Ogni membro di GEM+ può chiedere di partecipare ad un Gruppo di Lavoro.
Articolo 4 – Funzionamento del Consiglio di Amministrazione
4.1 Composizione
Il numero degli amministratori e la loro composizione sono determinati dallo Statuto pubblicato nella Gazzetta Ufficiale belga.
Tuttavia, il presente Regolamento interno si applica anche ai nuovi amministratori durante il periodo che intercorre tra la delibera dell’Assemblea Generale e la pubblicazione della stessa sulla Gazzetta Ufficiale belga.
4.2 Il processo decisionale
Ai sensi dell’articolo 24 dello Statuto, il CdA si riunisce ogni qualvolta le esigenze dell’associazione lo richiedano e quando almeno tre dei suoi membri ne facciano richiesta.
Il CdA si riunisce mediante collegamento audiovisivo, utilizzando le nuove tecnologie, ovvero fisicamente in un luogo precedentemente stabilito dall’Ufficio di Presidenza.
Il CdA può decidere: (i) direttamente durante la riunione del Consiglio di Amministrazione; (ii) per via elettronica, in quest’ultimo caso è tenuto a ratificare formalmente la decisione nel corso della successiva riunione.
Le decisioni di cui al precedente punto (ii) possono essere attuate anche prima della ratifica formale.
4.2.1 Decisioni prese per via elettronica
Ogni membro del CdA può sottoporre tramite posta elettronica qualsiasi questione o proposta al Consiglio. Ciò include domande o proposte che sorgono durante le conversazioni via posta elettronica avvenute con altri membri del Consiglio. Per essere valide, le votazioni su tali questioni devono essere ratificate nel corso della successiva riunione del CdA.
I voti di ciascun amministratore sono espressi via posta elettronica e inviati contemporaneamente a tutti i membri del CdA. In caso contrario, i voti sono nulli.
Le questioni sottoposte al CdA tramite posta elettronica sono decise a maggioranza semplice dei membri. Le astensioni sono considerate voti nulli.
La votazione deve effettuarsi entro cinque giorni lavorativi dall’invio della questione da parte del membro del CdA che l’ha promossa, salvo diverso accordo raggiunto dai membri dell’Ufficio di Presidenza, precedentemente comunicato al CdA, che possono fissare un termine più breve o più lungo. In tutti i casi, le votazioni non possono durare meno di tre giorni di calendario ovvero più di quindici, tranne quando:
– sussiste un problema tecnico debitamente accertato;
– il CdA è chiamato a decidere in merito ad una decisione strategica, in tal caso l’Ufficio di Presidenza fissa preventivamente e discrezionalmente il termine delle votazioni, in seguito lo comunica ai membri del CdA.
L’onere della prova grava in capo all’amministratore votante, qualora sostenga che per ragioni tecniche il suo voto non abbia raggiunto tutti i membri del consiglio. Nel caso in cui, per motivi tecnici, una votazione non abbia raggiunto tutti i membri, ma abbia comunque raggiunto uno o più membri, il voto sarà considerato valido. Nel caso in cui, per motivi tecnici, un voto non sia stato ricevuto da alcun membro del CdA, il voto in questione deve essere nuovamente inviato a tutti i membri del CdA entro 24 ore. Tale termine decorre dalla constatazione della mancata consegna da parte dei membri dell’Ufficio di Presidenza. Qualora il voto sia espresso entro tale termine ma il problema tecnico persista, l’Ufficio di Presidenza si riunisce d’urgenza e può chiedere che il votante esprima la preferenza per telefono ai membri del CdA già debitamente convocati dall’Ufficio di presidenza. In tal caso, l’Ufficio di Presidenza informa tutti gli altri membri del CdA entro 24 ore dalla scelta del votante.
4.2.2 Decisioni prese nel corso di una riunione remota o fisica del CdA
Ai sensi dell’articolo 24 dello Statuto, il CdA delibera validamente se almeno due terzi dei suoi membri sono presenti di persona o rappresentati per delega. In questo contesto, le decisioni sono prese a maggioranza semplice.
La votazione avviene per alzata di mano a meno che uno dei membri del CdA richieda che avvenga per scrutinio segreto.
4.3 Riunioni
Il CdA si riunisce in linea di principio una volta al mese, previa convocazione inviata dal/dalla Segretario/a o, in mancanza, da un altro membro dell’Ufficio di Presidenza, almeno due settimane prima della riunione.
Ai sensi dell’articolo 24 dello Statuto, il CdA si riunisce anche in via straordinaria su richiesta di uno dei suoi membri. In questo caso, l’invito viene notificato nella stessa forma.
Le convocazioni sono inviate in linea di massima per via elettronica, a meno che un problema tecnico non richieda la spedizione per posta o fax. Tale invito comprende l’ordine del giorno della riunione. Ogni membro del CdA ha il diritto di includere o aggiungere un argomento all’ordine del giorno, fino all’adozione dell’ordine del giorno nella riunione del CdA.
Le riunioni fisiche si svolgono in un luogo stabilito dall’Ufficio di Presidenza.
I membri del CdA che non possono partecipare fisicamente alle riunioni, possono scegliere se essere presenti per telefono o con qualsiasi altro mezzo tecnologico (Skype o altro se tale dispositivo può essere configurato) o delegare un sostituto. Per essere valida, una delega deve essere inviata via posta elettronica al suo rappresentante e alla Segreteria Generale.
4.4 Prese di posizione o invio di lettere
Nessuna presa di posizione o lettera per conto di GEM+ può essere inviata a organismi terzi o a persone giuridiche o fisiche terze senza una preventiva decisione del CdA ai sensi degli articoli 4.2.1 e 4.2.2.
Salvo decisione contraria, tali dichiarazioni e lettere saranno inviate conformemente all’articolo 7 del Regolamento che segue.
Articolo 5 – Ufficio di Presidenza
5.1 Composizione
L’Ufficio di Presidenza è composto da un minimo di cinque membri a un massimo di sette membri aventi funzioni: cfr. articolo 38 dello Statuto.
Possono far parte dell’Ufficio di Presidenza i membri del CdA che abbiano presentato domanda per via elettronica agli altri membri del CdA oppure in occasione di una riunione del Consiglio di Amministrazione. I membri dell’Ufficio sono eletti dal CdA a maggioranza semplice ai sensi dell’articolo 4.2.2 del presente Regolamento.
La durata del mandato dei membri dell’Ufficio di Presidenza coincide con quella degli amministratori.
– Funzioni
Il ruolo dell’Ufficio è quello di garantire l’ordinaria amministrazione di GEM+.
In questo contesto è inoltre responsabile di:
– preparare le proposte da sottoporre al CdA per la discussione o la votazione;
– proporre le date delle Assemblee Generali al CdA;
– convocare le AG e le riunioni del CdA;
– assicurare che i voti siano espressi correttamente;
– assistere la Tesoreria nei compiti ad essa assegnati;
– preparare l’ordine del giorno delle AG e dei CdA;
– redigere i verbali delle riunioni del CdA e dell’AG.
In nessun caso l’Ufficio di Presidenza può sostituire il CdA. Qualora una decisione dell’Ufficio di Presidenza violi le prerogative del CdA, essa è considerata nulla.
Il/La Tesoriere/a presenta all’Ufficio di Presidenza il rendiconto delle spese e delle entrate di GEM+ una volta al mese.
– Riunioni e processi decisionali
L’Ufficio di Presidenza si riunisce di norma ogni quindici giorni su convocazione del/della Presidente.
L’Ufficio di Presidenza delibera validamente se almeno il 50% + 1 dei suoi membri è presente di persona o rappresentato per delega.
I membri dell’Ufficio di Presidenza che non possono partecipare alle riunioni di persona possono scegliere se essere presenti per telefono o con qualsiasi altro mezzo tecnologico (Skype o altro se tale dispositivo può essere configurato) o delegare un sostituto. Per essere valida, la delega deve essere inviata per via elettronica al delegato, con copia alla Segreteria generale.
Qualsiasi progetto preparato da un membro dell’Ufficio di Presidenza (lettera, invito, documento, progetto di partenariato, ecc.) viene inviato agli altri membri dell’Ufficio per pareri e commenti. Modifiche, aggiunte e soppressioni apportate al progetto sono trasmesse al/alla Presidente, il/la quale raccoglie e inserisce gli emendamenti in un progetto definitivo che rinvia a tutti i membri dell’Ufficio di Presidenza per approvazione. Il progetto viene poi sottoposto al CdA.
Articolo 6 – Gruppi di Lavoro
6.1 Costituzione e composizione
Il CdA può creare qualsiasi Gruppo di Lavoro che ritenga opportuno.
Ogni membro di GEM+ può partecipare a uno o più gruppi di lavoro.
Per essere validamente costituito, un Gruppo di Lavoro deve essere composto da almeno due membri.
Una persona che non sia membro di GEM+ può essere eccezionalmente accettata in un Gruppo di Lavoro con l’approvazione del CdA. In tal caso, egli non ha diritto di voto nella preparazione delle proposte presentate al CdA.
Qualsiasi persona giuridica può far parte di un Gruppo di Lavoro attraverso un rappresentante legale munito di delega, tale delega dovrà essere inviata al CdA per via elettronica.
6.2 Obiettivi
Conformemente al programma d’azione adottato dall’AG di GEM+, ad ogni Gruppo di Lavoro viene assegnata una missione.
In questo contesto, è possibile una cooperazione occasionale con altre associazioni/organizzazioni su temi specifici (ad esempio, contro le affissioni solo in lingua inglese sulle facciate degli edifici delle istituzioni o contro le affissioni solo in una o due lingue in occasione di conferenze stampa).
I gruppi di lavoro sono creati sulla base del programma d’azione adottato dall’AG di GEM+.
6.3 Funzionamento
6.3.1 Il capogruppo
Ciascun Gruppo di Lavoro nomina un capo a maggioranza semplice dei suoi membri, secondo regole di voto equivalenti a quelle in vigore ai sensi dell’articolo 4 del presente Regolamento. L’elezione del capo deve essere sottoposta al CdA e alla sua approvazione.
La durata del mandato del capogruppo è di due anni a decorrere dalla data di notifica della sua approvazione da parte del CdA. È rinnovabile. I membri del CdA hanno il potere di licenziare un capogruppo.
Al capogruppo è affidata la responsabilità di tenere un elenco aggiornato dei membri del suo Gruppo di Lavoro e di presentarlo al CdA entro il 31 gennaio di ogni anno.
Il capogruppo redige un rapporto annuale sui risultati delle attività del gruppo, che presenta all’AG ordinaria.
6.3.2 Ruolo del Gruppo di Lavoro
Nel caso in cui un membro di GEM+ desideri far parte di un Gruppo di Lavoro durante l’anno solare, deve informare il CdA o il capogruppo, che comunica tale informazione al Consiglio. Il capogruppo aggiorna quindi la propria lista e la sottopone al CdA.
Il ruolo del Gruppo di Lavoro è quello di monitorare i lavori delle istituzioni europee nel limite dell’ambito di cui esso si occupa. In nessun caso un Gruppo di Lavoro o il suo capo possono prendere contatto con autorità, persone fisiche o giuridiche al di fuori di GEM+ senza l’espressa autorizzazione del CdA.
Qualsiasi membro del CdA può partecipare ai lavori di un Gruppo di Lavoro. Il capogruppo riferisce mensilmente al CdA sullo stato di avanzamento dei lavori del suo gruppo.
Un Gruppo di Lavoro può, a maggioranza semplice dei suoi membri, presentare proposte di decisioni o azioni al CdA. I Gruppi di Lavoro non possono in nessun caso prendere decisioni.
6.3.3.3 Collegamento tra i Gruppi di Lavoro e il CdA
Ogni Gruppo di Lavoro è guidato da un membro del CdA, al quale il capogruppo deve riferire.
Il CdA o il membro del CdA responsabile di un Gruppo di Lavoro ha il diritto di convocare una riunione di un Gruppo di Lavoro o di chiedere a distanza i risultati delle attività del gruppo.
Nel caso in cui, nel corso delle loro attività, un Gruppo di Lavoro ritenga, a maggioranza semplice dei suoi membri, che sia necessaria un’azione (invio di una lettera o fissazione di appuntamenti) o una decisione di GEM+, il capogruppo ne informa immediatamente il membro del CdA responsabile del suo Gruppo di Lavoro. Quest’ultimo presenta la proposta del Gruppo di Lavoro al CdA, che decide con votazione sul da fare, conformemente all’articolo 4 del presente Regolamento.
Articolo 7 – Uso delle lingue
Gli inviti e le convocazioni inviate da GEM+ sono multilingue. Le lettere o i messaggi di posta elettronica inviati a terze persone, fisiche o giuridiche, sono redatte in almeno una delle lingue di lavoro della Commissione europea e nella lingua madre del destinatario. Tuttavia, i membri del CdA possono convenire che tali lettere o messaggi di posta elettronica possono essere inviati in una sola lingua.
Tutte le lettere e i messaggi di posta elettronica devono essere firmati dal/dalla Presidente e, se necessario, anche da uno o due membri del CdA. Il/La Presidente può tuttavia delegare il suo potere di firma ad uno degli altri membri del CdA o ritenere che il contenuto del messaggio non richieda la sua firma. In questo caso, i membri del CdA si accordano sui firmatari.
Articolo 8 – Disposizioni varie
L’adozione di questo Regolamento è registrata nel verbale dell’Assemblea Generale che lo ha adottato a maggioranza semplice dei membri presenti o rappresentati.
Ai sensi dell’articolo 30 dello Statuto, le modifiche del presente Regolamento possono essere apportate dall’Assemblea Generale, che delibera a maggioranza semplice dei membri presenti o rappresentati.
Ai sensi dell’articolo 37 dello Statuto, qualsiasi controversia che possa sorgere tra membri o amministratori in merito alla gestione dell’associazione o all’interpretazione del presente Statuto o del Regolamento interno è di competenza del Giudice del Regno del Belgio e sarà soggetta al diritto belga.
Fatto a Bruxelles, il 23 giugno 2016